Forholdet mellem skolerne og Fordelingssekretariatet i lyset af EU's nye databeskyttelsesforordning

 

Fra d. 25. maj 2018 vil persondataloven blive erstattet af EU's databeskyttelsesforordning. Den nye forordning betyder, at der skal tilvejebringes en meget tydelig ansvarsfordeling i relation til den udveksling af persondata, som dagligt foregår mellem skolerne og Fordelingssekretariatet i forbindelse med vores tilskudsadministration.

Nedenfor beskrives Fordelingssekretariatets opfattelse af ansvarsfordelingen mellem skolerne og Fordelingssekretariatet. Denne opfattelse er afstemt med de respektive skoleforeninger.

Skolerne indsamler og registrerer som led i deres drift en lang række persondata om elever, forældre, ansatte m.fl. Ud fra forordningens definitioner er det klart, at skolerne hermed bliver dataansvarlig for egne data og at det er skolernes ansvar, at forordningen efterleves.

I forbindelse med skolernes ansøgninger om tilskud fra Fordelingssekretariatet videregiver skolerne en række af skolernes persondata (plus supplerende persondata som følge af tilskudsmæssige krav fra Fordelingssekretariatet) til Fordelingssekretariatet. Dette sker igennem Eunomia (Vikar, Friplads, Ansættelsesregistret og Befordring), men videregivelsen kan også foregå af andre kanaler. Videregivelsen er nødvendig for at Fordelingssekretariatet kan forvalte sine tilskud og udbetale tilskud til skolerne.

Spørgsmålet bliver så - efter videregivelsen er foregået - om Fordelingssekretariatet herefter er dataansvarlig for de modtagne data eller om Fordelingssekretariatet skal betragtes som databehandler. Hvis sidstnævnte er tilfældet, så er hver skole forpligtet til at indgå en databehandleraftale med Fordelingssekretariatet. Hvis førstnævnte er tilfældet, så overtager Fordelingssekretariatet efter videregivelsen det fulde ansvar for de modtagne data; dog først efter at den enkelte skole har forvisset sig om, at skolen har lov til at videregive oplysningerne, og at Fordelingssekretariatet har lov til at modtage oplysningerne (videregivelseshjemmel henh. modtagelseshjemmel).

I det omfang databehandlingen hos Fordelingssekretariatet giver anledning til, at Fordelingssekretariatet tilbagegiver personoplysninger til en skole, skal der også foreligge videregivelseshjemmel henh. modtagelseshjemmel.

Det er Fordelingssekretariatets opfattelse, at efter persondata er videregivet fra skolerne, så overtager Fordelingssekretariatet 100% rollen som dataansvarlig for data modtaget fra skolerne, som skal indgå i Fordelingssekretariatets tilskudsforvaltning og -fordeling.

Dette flyder af, at det er Fordelingssekretariatet, der afgør til hvilke (lovmæssige) formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af oplysningerne, herunder af hvem oplysningerne må behandles. I behandlingen af oplysningerne handler Fordelingssekretariatet ikke efter instruks fra skolerne og behandlingen sigter mod at levere en ny, unik og tilskudsrelateret ydelse. Det er Fordelingssekretariatet, som fastsætter alle væsentlige behandlingsskridt i processen, herunder forhold vedr. indsamling, sletning, videregivelse og brug af databehandlere.

Som følge af ovenstående fungerer Fordelingssekretariatet som dataansvarlig og ikke som databehandler. Der foreligger heller ikke et fælles dataansvar, fordi det ikke er skolen og Fordelingssekretariatet, der i fællesskab bestemmer, hvorfor der skal behandles personoplysninger og hvordan oplysningerne skal behandles. Skolerne skal derfor IKKE indgå databehandleraftaler med Fordelingssekretariatet.

Dokumentationsmateriale vedrørende skolens tilskudsansøgninger til Fordelingssekretariatet og skolens modtagelse af tilskud fra Fordelingssekretariatet skal opbevares på skolen indtil Fordelingssekretariatet har fået foretaget sin årsrevision, har afgivet sit årsregnskab til Undervisningsministeriet og har haft tid til kontrol/opfølhning.

Eksempel: Dokumentationsmateriale, der vedrører tilskud, der er ansøgt om og som er modtaget i 2017, skal opbevares på skolen indtil ultimo 2019 . Eneste undtagelse herfra er dokumentationsmateriale vedrørende tilskud fra Kompetencefonden. Dette materiale skal opbevares på skolen i 5 år.

Skolen bør hos sin revisor afklare, om revisor af regnskabs- og revisionsmæssige grunde har krav om, at dokumentationsmateriale vedrørende tilskud fra Fordelingssekretariatet skal opbevares på skolen i en længere tid end nævnt ovenfor.

 

Om os

Fordelingssekretariatet har til formål at fordele tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til Lov om friskoler og private grundskoler.

Kontakt os

 5856 5100

 fskr@fskr.dk

 Japanvej 36
     4200 Slagelse

 5853 2588

      

> Send SIKKER mail

> Find medarbejder

Tilmelding til abonnement på ServiceNyt og Frist-sms

Du kan tilmelde dig abonnement på vores månedlige nyhedsbrev ServiceNyt ved at sende os en email til fskr@fskr.dk

Du kan tilmelde dig Frist-sms ved at sende os en email til fskr@fskr.dk og oplyse os dit mobilnummer