Vigtigt: Om databeskyttelsesforordningen

 

Orientering om Databeskyttelsesforordningen

25. maj 2018                                

 

Den 25. maj 2018 trådte den nye databeskyttelsesforordning i kraft. I den anledning har Fordelingssekretariatet måtte gennemgå alle sine datamæssige relationer til skolerne. Nedenfor finder du en omtale af de vigtigste resultater af denne gennemgang.

Vi gør opmærksom på, at vi har ændret vores vejledning om opbevaring af dokumentationsmateriale i.f.m. tilskudsansøgninger til Fordelingssekretariatet til ansøgningsåret + 2 år, jfr. nedenfor

1. Fordelingssekretariatet har gennemgået sine hjemler til at modtage og behandle persondata fra skolerne i en tilskudsmæssig sammenhæng. Konklusionen er, at Fordelingssekretariatet også efter den 25. maj 2018 fuldt lovligt kan modtage og behandle de persondata, som vi i dag modtager fra skolerne. Du kan se en oversigt over Fordelingssekretariatets hjemler her: /aktuelt/2018/data-og-behandlingshjemler.aspx

2. Vi har afklaret det datamæssige ansvar mellem skolerne og Fordelingssekretariatet. Hovedkonklusionen er, at Fordelingssekretariatet fungerer som dataansvarlig og ikke som databehandler for skolerne. Skolerne skal derfor IKKE indgå databehandleraftaler med Fordelingssekretariatet. Du kan læse om ansvarsfordelingen her: /aktuelt/2018/forholdet-mellem-skolerne-og-fordelingssekretariatet-i-lyset-af-eus-nye-databeskyttelsesforordning.aspx

3. Vi har afklaret hvor længe skolerne skal opbevare dokumentationsmateriale, der vedrører tilskud, der er ansøgt om hos Fordelingssekretariatet. Dokumentationsmateriale vedrørende skolens tilskudsansøgninger til Fordelingssekretariatet og skolens modtagelse af tilskud fra Fordelingssekretariatet skal opbevares på skolen indtil Fordelingssekretariatet har fået foretaget sin årsrevision, har afgivet sit årsregnskab til Undervisningsministeriet og har haft tid til kontrol/opfølgning.

Eksempel: Dokumentationsmateriale, der vedrører tilskud, der er ansøgt om og som er modtaget i 2017, skal opbevares på skolen indtil ultimo 2019, dvs. ansøgningsåret + 2 år. Eneste undtagelse herfra er dokumentationsmateriale vedrørende tilskud fra Kompetencefonden. Dette materiale skal opbevares på skolen i ansøgningsåret + 4 år.

Skolen bør hos sin revisor afklare, om revisor af regnskabs- og revisionsmæssige grunde har krav om, at dokumentationsmateriale vedrørende tilskud fra Fordelingssekretariatet skal opbevares på skolen i en længere tid end nævnt ovenfor.

4. Det er skolens pligt at underrette alle nuværende og fremtidige ansatte om den dataregistrering og -videregivelse, som foregår i Ansættelsesregistret. Det er tillige skolens pligt på begæring at oplyse den ansatte om, hvilke oplysninger skolen videregiver til Fordelingssekretariatet. Vi har udarbejdet en orienteringsskrivelse, som skolerne kan udlevere til de ansatte. Den finder du her: /aktuelt/2018/orientering-om-dataregistrering.aspx

5. I lyset af den nye persondataforordning er vi blevet spurgt om skolerne i Ansættelsesregistret skal slette ansatte, der ikke længere er ansat på skolen. Ved fratrædelse skal fratrædelsesdatoen indtastes Ansættelsesregistret. Men der må IKKE foretages sletninger af data i Ansættelsesregistret. Ansættelsesregistret skal indeholde historiske data, fordi registret bruges til statistiske formål. Fordelingssekretariatet foretager selv de sletninger af data, som er nødvendige for at forordningens bestemmelser kan overholdes.

6. Vi har ajourført vores samtykke-erklæring, der skal bruges ved videregivelse og behandling af personfølsomme oplysninger (helbredsmæssige oplysninger). Du finder erklæringen her: /blanketter/befordring.aspx

7. Vi har ajourført vores persondatapolitik. Den finder du her: /it/persondatapolitik.aspx

8. Vi har ajourført vores vilkår for anvendelse af Forde­lingssekretariatets hjem­meside, Eunomia, email-kom­munikation og data indeholdt heri. Vilkårene finder du her: /it/anvendelsesvilkaar.aspx og her: /ansvarsfraskrivelse.aspx

9. Vi har ajourført vores privatlivspolitik. Den finder du her: /servicemenu/privatliv.aspx

10. Når Fordelingssekretariatet behandler (f.eks. indsamler, registrerer, videregiver eller sletter) personoplysninger fra skolerne, er vi opmærksom på, at de personer, vi behandler oplysninger om (de registrerede), har en række rettigheder i databeskyttelsesforordningens kapitel III, som vi - som dataansvarlig - skal sørge for at iagttage.

De registreredes rettigheder i databeskyttelsesforordningen er:

  1. Oplysningspligt (artikel 13 og 14)
  2. Indsigtsret (artikel 15)
  3. Ret til berigtigelse (artikel 16)
  4. Ret til sletning (artikel 17)
  5. Ret til begrænsning af behandling (artikel 18)
  6. Underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling (artikel 19)
  7. Ret til dataportabilitet (artikel 20)
  8. Ret til indsigelse (artikel 21)
  9. Ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering (artikel 22)

Der er udarbejdet en intern instruks, som skal sikre, at de registreredes rettigheder ikke krænkes.

11. Som dataansvarlige skal Fordelingssekretariatet dokumentere alle brud på persondatasikkerheden, herunder de faktiske omstændigheder ved bruddet på persondatasikkerheden, dets virkninger og de trufne afhjælpende foranstaltninger. Der er udarbejdet interne procedurer, som sikrer, at Fordelingssekretariatet underretter Datatilsynet, skolerne og de registrerede, når/hvis et brud på persondatasikkerheden sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.

12. Fordelingssekretariatet har indgået databehandleraftaler med alle eksterne samarbejdspartnere, der har adgang til personoplysninger fra skolerne i Fordelingssekretariatets IT-systemer. Aftalerne sikrer, at også vores underleverandører overholder forordningens krav og underlægges fuld tavshedspligt.

 

 

 

 

Om os

Fordelingssekretariatet har til formål at fordele tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til Lov om friskoler og private grundskoler.

Kontakt os

 5856 5100

 fskr@fskr.dk

 Japanvej 36
     4200 Slagelse

 5853 2588

      

> Send SIKKER mail

> Find medarbejder

Tilmelding til abonnement på ServiceNyt og Frist-sms

Du kan tilmelde dig abonnement på vores månedlige nyhedsbrev ServiceNyt ved at sende os en email til fskr@fskr.dk

Du kan tilmelde dig Frist-sms ved at sende os en email til fskr@fskr.dk og oplyse os dit mobilnummer