Administrationsgrundlag

 

I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau de regler og be­stemmel­ser, der knytter sig til admini­strationen og anvendelsen af Ansættelsesregistret. 

Download Administrationsgrundlag

 

1. Indledning

I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau de regler og be­stemmel­ser, der knytter sig til admini­strationen og anvendelsen af Ansættelsesregistret. 

Admini­strations­grundlaget kan ikke ændres uden besty­relsens godkendelse. 

I forlængelse af administrationsgrundla­get er ud­arbejdet en detaljeret brugervejledning. 

Administrationsgrundlaget og brugervejlednin­gen suppleres af Fordelingssekretariatets nyhedsbrev "ServiceNyt", som udover ser­vicemed­delelser, løbende information og vejled­ning også kan indeholde meddelel­ser med retsvirkning for skolerne, f.eks. procedureændringer, ændringer af administrationsgrund­lag, æn­dringer i praksis m.v. 

Administrationsgrundlaget er gældende fra 1. august 2017.

 

2. Lov- og retsgrundlag

2.1. Vedrørende registrering af oplysninger for ledere, lærere og børnehaveklasseledere

Ifølge §11 i Friskoleloven kan Undervisningsministeren tillægge Fordelingssekretariatet yderligere opgaver af administrativ karakter på de frie grundskolers område.

Ifølge §2 i Fordelingssekretariatets vedtægter varetager Fordelingssekretariatet en række opgaver af administrativ karakter på de frie grundskolers område, som Undervisningsministeriet har henlagt til Fordelingssekretariatet. 

Ifølge Bilag 1 til Fordelingssekretariatets vedtægter er en af Fordelingssekretariatets opgaver "Drift og vedligeholdelse af et lærerregister over samtlige ledere mv., lærere og børnehaveklasseledere ved friskoler og private grundskoler".

 

2.2.Vedrørende stamdata til Fordelingssekretariatets vikartilskudssystem

Fra Friskoleloven:

§ 11, stk. 1, pkt. 5. Af driftstilskudsbevillingen, jf. § 10, fastsættes på finansloven

3) Et særligt tilskud til vikarudgifter, sygeundervisning, lærernes kursusdeltagelse, herunder efteruddannelse, og særlige lærerlønudgifter.

Stk. 3.Undervisningsministeren kan bestemme, at tilskuddene efter stk. 1, nr. 5, fordeles mellem skolerne af den selvejende institution Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, hvis vedtægter godkendes af Undervisningsministeren.

Fordelingssekretariatet kan fra skolerne indhente de oplysninger, der er nødvendige for varetagelsen af dets opgaver i henhold til 1. og 3. pkt.

 

3. Formål

Ansættelsesregistrets hovedformål er at modtage, lagre, behandle og udtrække løn-, ansættelses- og arbejdstidsoplysnin­ger for skoleledere, viceskoleinspektører, afdelingsledere, afdelingsinspektører, viceafdelingsinspektører, børnehaveklasseledere og lærere ved frie grundskoler.

Registrets og behandlingens formål er herudover at udarbejde statistik om løn-, ansættelses- og arbejdstidsforhold samt at tilvejebringe stamdata til Fordelingssekretariatets vikartilskudssystem.

Der udarbejdes en årlig statistik til Finansministeriet, som indeholder personoplysninger. Øvrige statistikker udarbejdes i anonymiseret form enten som skræddersyede statistikker til Finansministeriet, Undervisningsministeriet, skoleforeninger og Frie Skolers Lærerforening eller som generelle statistikker til skolerne o.a.

En detaljeret beskrivelse af formål med og omfang af registreringen og databehandlingen i Ansættelsesregistret findes i registerforskriften ("Registerbeskrivelse for Ansættelsesregistret"), som kan ses på www.fordelingssekretariatet.dk.

 

4. Område

Ansættelsesregistret indeholder person-, ansættelses-, løn-  og arbejdstidsoplysninger for følgende personalekategorier ved tilskudsberettigede frie grundskoler: Skoleledere, viceskoleinspektører, afdelingsledere, afdelingsinspektører, viceafdelingsinspektører, børnehaveklasseledere, lærere og timelønnede lærervikarer

Ansættelsesregistret indeholder person-, ansættelses- og arbejdstidsoplysninger for følgende personalekategorier ved tilskudsberettigede frie grundskoler: Pædagogisk og teknisk/administrativt personale.

 

5. Skolens opgaver

5.1. For månedslønnede ansatte efter læreroverenskomsten skal der være oprettet et skema

Skolen skal oprette et skema for hver skoleleder, viceskoleinspektør, afdelingsleder, afdelingsinspektør, viceafdelingsinspektør, børnehaveklasseleder og lærer.

Har en ansat flere ansættelser på skolen (f.eks. som lærer og børnehaveklasseleder), skal der oprettes et skema for hver ansættelse. For nyansatte skal skemaet oprettes ved ansættelsen.

 

5.2. Ansættelsesskemaer skal ajourføres pr. 30. april

Skolen skal årligt pr. 30. april ajourføre ansættelsesskemaerne og indberette løndele med henblik på udtræk til forhandlingsstatistik.

Det gælder for skoleledere, viceinspektører, afdelingsledere, afdelingsinspektør, viceafdelingsinspektør, lærere og børnehaveklasseledere, som er ansat pr. 30. april og for timelønnede lærervikarer, som har været ansat indenfor perioden fra 1. maj året før til 30. april i det aktuelle år.

Senest den 30. september i det aktuelle år skal skolen indsende erklæring, hvorpå skolens leder, bestyrelsesformand og revisor attesterer, at skolens indberetning af løn pr. 30. april er korrekt.

Formålet med at indhente revisorerklæringer fra skolerne er dels at vurdere den samlede lønindberetnings pålidelighed dels at medvirke til, at skolernes fremtidige indberetninger bliver korrekte.

 

5.3. Ansættelsesskemaer skal ajourføres, inden der ansøges om vikartilskud

Inden der ansøges om vikartilskud, skal skolen ajourføre ansættelsesskemaer for de ansatte, der indberettes som fraværende eller vikarer.

 

5.4. Orientering om registreringen

Skolen skal orientere den ansatte om dataregistreringen i Ansættelsesregistret. Til det formål har Fordelingssekretariatet udarbejdet en orientering om dataregistreringen, som skolen kan bruge til at orientere de ansatte.

Meningen er, at orienteringen udleveres ved ansættelsens start. Orienteringen findes på www.fordelingssekretariatet.dk. Den skal ikke indsendes til Fordelingssekretariatet.

 

5.5. Anciennitetsberegning ved ansættelsens start

Ved ansættelse af lærere og børnehaveklasseledere skal skolen beregne den ansattes lønanciennitet og udfylde lønanciennitetsdatoen ved ansættelsens start.

 

6. Ajourføring af Ansættelsesregistret

6.1. Ajourføring af skoleledere, viceinspektører, afdelingsledere, lærere og børnehaveklasseledere.

6.1.1. Et skema for hver skoleleder, viceinspektør, afdelingsleder, lærer og børnehaveklasseleder.

Skolen skal oprette et skema for hver skoleleder, viceskoleinspektør, afdelingsleder, afdelingsinspektør, viceafdelingsinspektør, børnehaveklasseleder og lærer. Har en ansat flere ansættelser på skolen (f.eks. som lærer og børnehaveklasseleder), skal der oprettes et skema for hver ansættelse. For nyansatte skal skemaet oprettes ved ansættelsen.

6.1.2. Ajourføring af Basisoplysninger

Ved fratræden skal der indtastes slutdato for ansættelsen. Ansættelsesregistret er historisk og indeholder ansættelser også fra tidligere skoleår. Fratrådte lærere skal derfor ikke slettes.

6.1.3. Ajourføring af Beskæftigelsesperioder

Oplysningerne om beskæftigelsesgrad, perioder som konstitueret, orlovsperioder, arbejdsmarkedsordning og pensionskasse skal som udgangspunkt kun ajourføres én gang årligt (pr. 30. april).

Oplysningerne skal dog være ajourført, hvis læreren anvendes som fraværende eller vikar i vikartilskudssystemet, og hvis skolen løbende ønsker at anvende Ansættelsesregistret til at holde styr på anciennitetsoptjening og løntrin for lærere og børnehaveklasseledere.

Ved ændringer i beskæftigelsesgrad, perioder som konstitueret, orlovsperioder, arbejdsmarkedsordning og pensionskasse skal der oprettes en ny periode. Oplysninger om tidligere perioder skal ikke slettes eller overskrives.

For ansatte i fleksjob skal den lønnede beskæftigelsesgrad indtastes.

6.1.4. Lønanciennitet i ansættelsen

For lærere og børnehaveklasseledere skal lønanciennitetsdatoen ved ansættelsens start indtastes.

Herefter beregner ansættelsesregistret ud fra lønanciennitetsdatoen ved ansættelsens start og den anciennitetsgivende beskæftigelsesgrad: Løntrin, forventet dato for næste stigning og næste trin.

For at ansættelsesregistret kan beregne datoen for stigning til næste basisløntrin skal skolen sørge for at ajourføre ansættelsesskemaet, hvis der er ændringer i beskæftigelsesgrad eller orlovsperioder, fordi optjening af lønanciennitet afhænger af beskæftigelsesgraden, og fordi nogle orlovstyper ikke er anciennitetsgivende. 

Hvis en ansat samtidig har anciennitetsgivende ansættelse uden for den frie grundskole (f.eks. på en efterskole), skal beskæftigelsesgraden på den anden skole indtastes i feltet "BG udenfor FG". Ansættelsesregistret medregner beskæftigelsesgraden på den anden skole i den anciennitetsgivende beskæftigelsesgrad.

6.1.5. Ajourføring af løndele

Løndelene skal ajourføres én gang årligt pr. 30. april. Når Fordelingssekretariatet har åbnet for indberetning af løndele, får skolerne oplysning om indberetningsfristen samt en detaljeret indberetningsvejledning.

Når løndelene er indberettet, skal skolen bekræfte det ved på "Liste over ansættelser" at vælge "Lønelementer ajourført".

 

6.2. Ajourføring af "Andre personalegrupper".

"Andre Personalegrupper" (Pædagogisk og teknisk/administrativt personale) skal oprettes i ansættelsesregistret, og oplysningerne skal være ajourført, når de ansatte anvendes som fraværende eller vikarer i vikartilskudssystemet.

For timelønnede "Andre personalegrupper" skal der kun indtastes "Basisoplysninger", dvs. navn, initialer, cpr-nr., stilling, startdato og slutdato.

For fastlønnede "Andre personalegrupper" skal der desuden indtastes beskæftigelsesgrad og eventuelle oplysninger om arbejdsmarkedsordning og orlov.

 

6.3. Indtastning af oplysninger for ansatte ved kombinerede skoler

Ledere på kombinerede skoler med ledelsesansvar for den samlede institution - dvs. forstandere og viceforstandere på kombinerede fri- og efterskoler og rektorer og vicerektorer på gymnasier med grundskoleafdeling - skal registreres i Ansættelsesregistret, hvis der ikke er ansat en daglig leder af den frie grundskole. På ansættelsen skal der registreres den beskæftigelsesgrad, der svarer til omfanget af beskæftigelsen i den frie grundskole.

For lærere og andre personalegrupper, hvor ansættelsen omfatter både den frie grundskole og efterskole/gymnasium/børnehave, skal beskæftigelsesgraden i den frie grundskole indtastes i feltet "BG i Ansæt."

Beskæftigelsesgraden i efterskole/gymnasium/børnehave skal indtastes i feltet "BG uden for FG" (lærere) og "BG Efs/Gym/Bh" (øvrige ansatte). Øvrige oplysninger om ansættelsen i efterskole/gymnasium/børnehave skal ikke registreres i Ansættelsesregistret.

Ansatte, der kun har opgaver i efterskole/gymnasium/børnehave, skal ikke oprettes i Ansættelsesregistret. Hvis de fungerer som vikarer i enkeltstående timer i den frie grundskole, skal de oprettes i Ansættelsesregistret som timelønnede vikarer.

 

 

 

Om os

Fordelingssekretariatet har til formål at fordele tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til Lov om friskoler og private grundskoler.

Kontakt os

 5856 5100

 fskr@fskr.dk

 Japanvej 36
     4200 Slagelse

 5853 2588

      

> Send SIKKER mail

> Find medarbejder

Tilmelding til abonnement på ServiceNyt og Frist-sms

Du kan tilmelde dig abonnement på vores månedlige nyhedsbrev ServiceNyt ved at sende os en email til fskr@fskr.dk

Du kan tilmelde dig Frist-sms ved at sende os en email til fskr@fskr.dk og oplyse os dit mobilnummer