1. Home
2. Bestyrelse
3. Forretningsorden

Forretningsorden

 

Forretningsorden for bestyrelsen for Fordelingssekretariatet
10. oktober 2023

 

0. Generelt

Forretningsorden for Fordelingssekretariatets bestyrelse udarbejdes i henhold til vedtægtens §4, stk. 10 og vedtages af bestyrelsen efter reglerne i vedtægtens § 4, stk. 7.

Uoverensstemmelser vedrørende fortolkningen af forretningsordenen afgøres af bestyrelsen efter reglerne i vedtægtens § 4, stk. 7. Ændringer til forretningsordenen vedtages af bestyrelsen efter reglerne i vedtægtens § 4, stk. 7.

Alle bestyrelsesmedlemmer, den af henholdsvis DSSV og Frie Skolers Ledere i medfør af vedtægtens
§ 4, stk. 5 udpegede person og sekretariatets revisor modtager et eksemplar af forretningsordenen. Sekretariatet foranlediger, at bestyrelsen 1 gang årligt på et bestyrelsesmøde evaluerer forretningsordenen m.h.p. at tilpasse den til bestyrelsens behov.

 

1. Møder

Sekretariatet foranlediger, at der udarbejdes en for et skoleår dækkende mødeplan for de ordinære bestyrelsesmøder. Mødeplanen vedtages på et bestyrelsesmøde. Mødeplanen offentliggøres på sekretariatets hjemmeside. Her offentliggøres også bestyrelsens sammensætning, vedtægten, forretningsordenen samt eksterne bestyrelsesreferater.

Der afholdes mindst 4 ordinære bestyrelsesmøder om året.

Efter formandens nærmere bestemmelse kan sager af hastende karakter i særlige tilfælde sendes i e- mailhøring, afhandles pr. korrespondance eller telefon blandt bestyrelsens medlemmer.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde indkaldes ved sekretariatets foranstaltning, når formanden, et bestyrelsesmedlem, sekretariatschefen eller sekretariatets revisor skriftligt over for sekretariatet begærer det. Begæringen skal indeholde en angivelse af det emne, som ønskes behandlet, samt en begrundelse for begæringen.

Formanden - eller i dennes fravær næstformanden - leder bestyrelsesmøderne. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødernes ledelse.

Bestyrelsesmøderne afholdes på sekretariatet, med mindre bestyrelsen træffer anden beslutning.

Sekretariatets revisor deltager i behandling af punkter på et bestyrelsesmøde, såfremt et bestyrelsesmedlem over for sekretariatet fremsætter skriftlig begæring herom. Begæringen skal indeholde en begrundelse for anmodningen om revisors deltagelse.

Sekretariatets revisor deltager i det bestyrelsesmøde, på hvilket årsrapporten og årsberetningen samt revisionsprotokollatet behandles, med henblik på at revisor blandt andet kan udtale sig om, hvorvidt årsrapporten og årsberetningen efter revisionens opfattelse indeholder de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sekretariatets økonomiske forhold.

Sekretariatets daglige ledelse (sekretariatschef og souschef) deltager i bestyrelsesmøderne uden stemmeret. Den daglige ledelse har ret til udtale sig om de på bestyrelsesmødet behandlede emner. Desuden kan en af sekretariatets medarbejdere deltage i bestyrelsesmøderne som referent.
Bestyrelsen kan dog træffe bestemmelse om, at kun sekretariatschefen skal være til stede og kan udtale sig på bestyrelsesmødet.

Bestyrelsen kan i enkelte tilfælde træffe bestemmelse om at afholde bestyrelsesmøde uden den daglige ledelse. Hvis der på sådanne møder træffes beslutninger eller afgørelser, påhviler det bestyrelsens formand umiddelbart efter mødet at informere sekretariatschefen om disse beslutninger eller afgørelser.

Formanden - eller i dennes fravær næstformanden - repræsenterer bestyrelsen. Kun formanden - eller i dennes fravær næstformanden - kan udtale sig på bestyrelsens vegne.

 

2. Dagsorden

Sekretariatet udarbejder i samarbejde med formanden forslag til dagsorden og arbejdspapirer for bestyrelsesmøder.

Dagsordenen for ordinære bestyrelsesmøder skal som minimum indeholde følgende punkter:

1. Godkendelse af forslag til dagsorden
2. Godkendelse af referat for sidste bestyrelsesmøde
3. Gennemgang af aktionsliste
4. Nyt fra formanden, sekretariatet, øvrige
5. Eventuelt

Punkter, der af bestyrelsesmedlemmer ønskes behandlet på et bestyrelsesmøde, skal anmeldes til sekretariatet senest 10 dage før mødet.

Formandskabet (formand og næstformand) kan i samarbejde med sekretariatschefen afholde formøder m.h.p. forberedelse af enkelte punkter til et bestyrelsesmødes dagsorden.

 

3. Mødeindkaldelse

Mødeindkaldelse, dagsorden, aktionsliste, arbejdspapirer og andet bestyrelsesmateriale udsendes af formanden ved sekretariatets foranstaltning senest 7 dage før bestyrelsesmødets afholdelse.

Mødeindkaldelse, dagsorden, aktionsliste, arbejdspapirer og andet bestyrelsesmateriale udsendes som udgangspunkt ved anvendelse af bestyrelsesportalen Admincontrol

Udsendelse af mødeindkaldelse, dagsorden, aktionsliste, arbejdspapirer og andet bestyrelsesmateriale kan, hvor særlige forhold tilsiger det, ske med kortere varsel.

 

4. Afbud

Er et bestyrelsesmedlem eller den af henholdsvis DSSV og Frie Skolers Ledere udpegede person forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, meddeles dette til sekretariatet hurtigst muligt og inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen for mødet anføres det hvem, der har været fraværende.

 

5. Oplysningspligt

Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af deres opgaver.

De enkelte bestyrelsesmedlemmer kan fra sekretariatet kræve en hvilken som helst oplysning, der er nødvendig for arbejdet i bestyrelsen.

Det påhviler hvert enkelt bestyrelsesmedlem at meddele formanden, såfremt vedkommende ikke skønner at have fået de oplysninger fra sekretariatet, der er nødvendige til opfyldelse af vedkommendes opgaver som bestyrelsesmedlem, enten generelt eller i forbindelse med konkrete dagsordenspunkter.

 

6. Inhabilitet

Bestyrelsesmedlemmerne - og andre ved bestyrelsesmøder tilstedeværende - har pligt til straks ved mødernes begyndelse at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til inhabilitet.

Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem eller andre tilstedeværende har en sådan interesse i en sag eller der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed, at han/hun er udelukket i at deltage i bestyrelsens behandling af og af- stemning om sagen.

 

7. Tavshedspligt m.v.

Bestyrelsesmedlemmer og andre, der deltager i bestyrelsens møder, er underlagt tavshedspligt, når en oplysning er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til:

1. Sekretariatets interne forhold, herunder økonomiske, drifts- eller forretningsmæssige forhold.
2. Private interesser, herunder navnlig til enkeltpersoners, virksomheders eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne forhold, herunder økonomiske, drifts- eller forretningsmæssige forhold.

Tavshedspligten er også gældende, efter at et bestyrelsesmedlem og andre, der deltager i bestyrelsens møder, er fratrådt.

Bestyrelsens medlemmer og andre, der deltager i bestyrelsens møder, må ikke til uvedkommende udenforstående, herunder offentligheden, videregive dokumenter eller oplysninger heri hidrørende fra arbejdet i sekretariatet, som efter offentlighedsloven er undtaget fra aktindsigt.

Bestyrelsen kan fastsætte nærmere regler om videregivelse af dokumenter og oplysninger heri. Bestyrelsen afgør alle tvivlsspørgsmål om tavshedspligtens rækkevidde.

 

8. Beslutningsprotokol, aktionsliste og eksternt referat

Sekretariatet udarbejder i samarbejde med formanden beslutningsprotokol af bestyrelsesmøderne. Beslutningsprotokol med fortløbende nummerering udsendes via Admincontrol til bestyrelsesmed- lemmerne og andre, der deltager i bestyrelsens møder, senest en uge efter bestyrelsesmødet.
Beslutningsprotokol godkendes på det efterfølgende bestyrelsesmøde og underskrives umiddelbart herefter via Adminkontrol. Bemærkninger til beslutningsprotokollen anføres i protokollen for det efterfølgende bestyrelsesmøde.

Sekretariatet udarbejder en aktionsliste, der indeholder en oversigt over endnu ikke-effektuerede bestyrelsesbeslutninger. Aktionslisten udsendes via Admincontrol til bestyrelsesmedlemmerne og andre, der deltager i bestyrelsens møder, senest en uge efter bestyrelsesmødet.

Sekretariatet udarbejder et eksternt referat af bestyrelsesmøderne. Det eksterne referat udsendes via e-mail eller på anden elektronisk form senest en uge efter bestyrelsesmødet. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvem der kan modtage det eksterne referat.

 

9. Udvalg og arbejdsgrupper m.v.

Der kan mellem bestyrelsesmøderne afholdes Forretningsudvalgsmøder mellem bestyrelsens formand og næstformand bistået af sekretariatets daglige ledelse.

Der kan på Forretningsudvalgsmøder under ansvar over for bestyrelsen træffes afgørelse i uopsættelige sager, der normalt afgøres af bestyrelsen. Der kan herudover træffes afgørelse i bestyrelsessager, hvor der foreligger klare anvisninger fra bestyrelsen, eller hvor sagen kan afgøres på grundlag af en fast praksis i bestyrelsen.

Forretningsudvalget:

1. forbereder bestyrelsesmøder og bestyrelsens øvrige arbejde,
2. drøfter og foretager indstilling til bestyrelsen i relation til budget, budgetopfølgning, regnskab og revision,
3. drøfter og foretager indstilling til bestyrelsen i relation til vedtægt, forretningsorden, honorering, selvevaluering samt forhold, der optimerer bestyrelsens arbejde og/eller samarbejdet mellem bestyrelsen og den daglige ledelse,
4. superviserer Fordelingssekretariatets virksomhed og coacher den daglige ledelse på bestyrelsens vegne.

Forretningsudvalget kan endelig varetage opgaver, som af bestyrelsen henlægges til udvalget.

Forretningsudvalget fastsætter selv sin mødevirksomhed og arbejdsform, dog således at mødedagsordener og mødereferater skal udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer og andre, der deltager i bestyrelsens møder. Formand eller næstformand orienterer ved hvert bestyrelsesmøde om udvalgets virksomhed.

Bestyrelsen kan helt eller delvist ophæve eller ændre beslutninger og afgørelser, som er truffet af Forretningsudvalget.

Bestemmelserne i sekretariatets vedtægt og bestyrelsens forretningsorden vedr. oplysningspligt, inhabilitet, tavshedspligt samt tegningsforhold finder også anvendelse på Forretningsudvalget.

Bestyrelsen kan nedsætte andre udvalg og arbejdsgrupper under bestyrelsen. Et udvalg eller en arbejdsgruppe kan bestå af bestyrelsesmedlemmer, ansatte i sekretariatet og eksterne personer udpeget af bestyrelsen. Indstillinger fra sådanne udvalg og arbejdsgrupper forelægges til behandling og beslutning i bestyrelsen.

Bestyrelsen og Forretningsudvalget kan ad hoc supplere sig med særligt sagkyndige. Disse har ikke stemmeret på bestyrelsesmøder.

 

10. Selvevaluering

Bestyrelsen gennemfører en gang årligt en selvevaluering under ledelse af formanden. Selvevalueringen foretages skiftevis som en skriftlig og en mundtlig selvevaluering. Selvevalueringen indeholder også en evaluering af samarbejdet mellem bestyrelsen og sekretariatets daglige ledelse. Formanden udarbejder forslag til kriterier for selvevalueringen, der fremlægges til bestyrelsens godkendelse.

 

11. Uddannelse og introduktion

Bestyrelsesmedlemmer kan tilbydes relevante kurser m.h.p., at de kan varetage deres opgaver forsvarligt. Sekretariatet skal tilbyde nye bestyrelsesmedlemmer og andre, der deltager i bestyrelsens møder, en særlig introduktion til Fordelingssekretariatet. Introduktionen skal så vidt muligt holdes før det nye bestyrelsesmedlems første ordinære bestyrelsesmøde. Formand eller næstformand kan deltage.

 

12. Fratræden

Såfremt et medlem eller andre, der deltager i bestyrelsens møder, fratræder, skal han/hun straks til sekretariatet tilbagelevere eller forsvarligt makulere/destruere alt materiale, han/hun måtte være i besiddelse af i sin egenskab af bestyrelsesmedlem eller mødedeltager.

 

13. Forsikring

I henhold til vedtægtens § 7, stk. 7 er bestyrelsens medlemmer ansvarlige efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Bestyrelsens medlemmer er omfattet af den bestyrelses- og ledelsesansvarsforsikring, som Fordelingssekretariatet har tegnet.