Forretningsorden

 

 

1. Forretningsorden

Forretningsorden for Certificeringsudvalget udarbejdes i henhold til § 13 i udvalgets kommissorium.

Uoverensstemmelser vedrørende fortolkningen af forretningsordenen afgøres af udvalget efter reglerne i kommissoriets § 10.

Ændringer til forretningsordenen vedtages efter reglerne i kommissoriets § 23.

Alle udvalgsmedlemmer og Fordelingssekretariatets bestyrelse og administration modtager et eksemplar af forretningsordenen.

Udvalgets sekretariat foranlediger, at udvalget 1 gang årligt på et udvalgsmøde evaluerer forretningsordenen.


2. Møder

Udvalgets sekretariat foranlediger, at der udarbejdes en for et kalenderår dækkende mødeplan for de ordinære udvalgsmøder. Der afholdes mindst 4 ordinære udvalgsmøder om året. Møder kan dog aflyses efter formandens nærmere bestemmelse.

Efter formandens nærmere bestemmelse kan sager af hastende karakter i særlige tilfælde ved udvalgssekretariatets foranstaltning sendes i emailhøring, afhandles pr. korrespondance eller telefon blandt udvalgets medlemmer.

Ekstraordinært udvalgsmøde indkaldes ved udvalgssekretariatets foranstaltning, når formanden, et udvalgsmedlem eller sekretariatschefen for Fordelingssekretariatet skriftligt begærer det. Begæringen skal indeholde en angivelse af det emne, som ønskes behandlet, samt en begrundelse for begæringen.

Formanden - eller i dennes fravær næstformanden - leder udvalgsmøderne. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødernes ledelse. Formanden - eller i dennes fravær næstformanden  repræsenterer udvalget. Kun formanden - eller i dennes fravær næstformanden - kan udtale sig på udvalgets vegne.

Udvalgsmøderne afholdes på Fordelingssekretariatet med mindre udvalget træffer anden beslutning.


3. Dagsorden

Udvalgssekretariatet udarbejder i samarbejde med formanden forslag til dagsorden for udvalgsmøder. Dagsordenen for ordinære møder skal som minimum indeholde følgende punkter:

□ Godkendelse af forslag til dagsorden.
□ Godkendelse af referat for sidste møde.
□ Gennemgang af aktionsliste.
□ Meddelelser fra formanden, andre medlemmer og udvalgssekretariatet.
□ Eventuelt.

Punkter, der af udvalgsmedlemmer ønskes behandlet på et møde, skal anmeldes til udvalgssekretariatet senest 10 dage før mødet.

Formandsskabet kan i samarbejde med udvalgssekretariatet afholde formøder m.h.p. forberedelse af enkelte punkter til et udvalgsmøde.


4. Mødeindkaldelse

Mødeindkaldelse, dagsorden, aktionsliste, arbejdspapirer og andet udvalgsmateriale udsendes ved udvalgssekretariatets foranstaltning senest 7 dage før udvalgsmødets afholdelse.

Mødeindkaldelse, dagsorden, aktionsliste, arbejdspapirer og andet udvalgsmateriale udsendes elektronisk eller med brev.

Udsendelse af mødeindkaldelse, dagsorden, aktionsliste, arbejdspapirer og andet udvalgsmateriale kan, hvor særlige forhold tilsiger det, ske med kortere varsel.


5. Afbud

Er et udvalgsmedlem forhindret i at deltage i et møde, meddeles dette til udvalgssekretariatet  hurtigst muligt og inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen for mødet anføres det, hvilke medlemmer, der har været fraværende.


6. Oplysningspligt

Udvalgsmedlemmerne har pligt til at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af deres opgaver.

De enkelte udvalgsmedlemmer kan fra udvalgssekretariatet kræve en hvilken som helst oplysning, der er nødvendig for arbejdet i udvalget.

Det påhviler hvert enkelt udvalgsmedlem at meddele formanden, såfremt vedkommende ikke skønner at have fået de oplysninger fra udvalgssekretariatet, der er nødvendige til opfyldelse af vedkommendes opgaver som udvalgsmedlem, enten generelt eller i forbindelse med konkrete dagsordenspunkter.


7. Inhabilitet

Udvalgsmedlemmerne  og andre ved udvalgsmøder tilstedeværende  har pligt til straks ved mødernes begyndelse at underrette udvalgets formand eller næstformand om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til inhabilitet.

Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlem eller andre tilstedeværende har en sådan interesse i en sag eller der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed, at han/hun er udelukket i at deltage i udvalgets behandling af og afstemning om sagen.


8. Tavshedspligt m.v.

Udvalgsmedlemmer og andre, der deltager i udvalgets møder, er underlagt tavshedspligt, når en oplysning er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til private interesser, herunder navnlig til enkeltpersoners, virksomheders  eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne forhold, herunder økonomiske, drifts eller forretningsmæssige forhold.

Tavshedspligten er også gældende, efter at et udvalgsmedlem er fratrådt.

Udvalgets medlemmer må ikke til uvedkommende udenforstående, herunder offentligheden, videregive dokumenter eller oplysninger heri hidrørende fra arbejdet i udvalget.

Udvalget afgør alle tvivlsspørgsmål om tavshedspligtens rækkevidde.


9. Beslutningsprotokol og aktionsliste

Udvalgssekretariatet udarbejder beslutningsprotokol af udvalgsmøderne. Beslutningsprotokol med fortløbende nummerering udsendes til medlemmerne senest en uge efter udvalgsmødet.  Beslutningsprotokol godkendes og underskrives på det efterfølgende udvalgsmøde. De medlemmer, der ikke har deltaget i mødet supplerer deres underskrift med angivelsen "Set".

Udvalgssekretariatet udarbejder en aktionsliste, der indeholder en oversigt over endnu ikke-effektuerede udvalgsbeslutninger. Aktionslisten udsendes til medlemmerne senest en uge efter udvalgsmødet.


10. Særligt sagkyndige m.v.

Udvalget kan efter konkret beslutning i udvalget ad hoc supplere sig med særligt sagkyndige. Disse har ikke stemmeret på udvalgsmøder.


11. Uddannelse

Udvalgsmedlemmer kan tilbydes relevante uddannelser/kurser m.h.p. at de kan varetage deres opgaver forsvarligt. Udvalgsmedlemmer og udvalgssekretariatet skal i nødvendigt omfang deltage i eller overvære certificeringskurser.


12. Fratræden

Såfremt et medlem fratræder, skal han/hun straks til udvalgssekretariatet tilbagelevere alt materiale, han/hun måtte være i besiddelse af i sin egenskab af udvalgsmedlem.

 

 

Om os

Fordelingssekretariatet har til formål at fordele tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til Lov om friskoler og private grundskoler.

Kontakt os

 5856 5100

 fskr@fskr.dk

 Japanvej 36
     4200 Slagelse

 5853 2588

      

> Send SIKKER mail

> Find medarbejder

Tilmelding til abonnement på ServiceNyt og Frist-sms

Du kan tilmelde dig abonnement på vores månedlige nyhedsbrev ServiceNyt ved at sende os en email til fskr@fskr.dk

Du kan tilmelde dig Frist-sms ved at sende os en email til fskr@fskr.dk og oplyse os dit mobilnummer