Persondatapolitik

 

Nedenfor er beskrevet hvorledes Fordelingssekretariatet indhenter, behandler, videregiver og sikrer personoplysninger, der indgår i Fordelingssekretariatets virksomhed, herunder Eunomia. Fordelingssekretariatets data- og behandlingshjemler samt anvendelsesvilkår findes på sekretariatets hjemmeside

 

1.  Særligt fortrolige personoplysninger

Fordelingssekretariatet må kun indhente, behandle og videregive oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold:

1. Hvis den registrerede, som oplysningerne vedrører, har givet sit udtrykkelige og skriftlige samtykke.

Fordelingssekretariatet indhenter og behandler af særligt fortrolige personoplysninger p.t. alene oplysninger om helbredsmæssige forhold. Dette sker inden for Vikar og Befordring.

Fordelingssekretariatet må kun videregive oplysninger om helbredsmæssige forhold til bestyrelsen for Fordelingssekretariatet og kun i de tilfælde, hvor bestyrelsen fungerer som klageinstans i helbredsmæssige sager. Der må ikke finde ingen anden videregivelse sted.

 

2.   Fortrolige personoplysninger

Fordelingssekretariatet må kun indhente og behandle oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold end de i pkt. 1 ovenfor nævnte:

  1. Hvis indhentning og behandling af oplysningerne er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave, som Fordelingssekretariatet har fået på­lagt, eller
  2. Hvis den registrerede, som oplysningerne vedrører, har givet sit udtrykkelige og skriftlige samtykke.

Videregivelse af fortrolige oplysninger må kun finde sted, hvis:

  1. Den registrerede, som oplysningerne vedrører, har givet sit udtrykkelige samtykke, eller
  2. Videregivelse af oplysningerne til trediemand er nødvendig for udførelsen af opgaver, som trediemand som led i offentlig forvaltning har fået pålagt.

Fordelingssekretariatet indhenter fortrolige personoplysninger til Ansættelsesregistret og Friplads- og opholdsstøtte. Oplysninger fra Ansættelsesregistret videregives til Finansministeriet som led i udarbejdelse af Forhandlingsstatistikken. De registrerede er oplyst om denne videregivelse. Oplysninger til Friplads- og opholdsstøtte indhentes - efter samtykke - fra SKAT og CPR.

 

3.  Almindelige personlysninger

Fordelingssekretariatet må kun indhente, behandle og videregive oplysninger om personer, hvis:

  1. Den registrerede, som oplysningerne vedrører, har givet sit udtrykkelige og skriftlige samtykke, eller
  2. Indhentning og behandling af oplysningerne er nødvendig af hensyn til udførelsen af en op­gave, som Fordelingssekretariatet har fået pålagt, eller
  3. Videregivelse af oplysningerne til trediemand er nødvendig for udførelsen af opgaver, som tredie­mand som led i offentlig forvaltning har fået pålagt, eller
  4. Videregivelse af oplysningerne til trediemand uden for den offentlige forvaltning alene omfatter ikke-fortrolige, almindelige personoplysninger

Fordelingssekretariatet indhenter og behandler p.t. almindelige personoplysninger inden for alle tilskudsområder.

 

4. CPR-numre

Fordelingssekretariatet indhenter og behandler p.t. oplysninger om CPR inden for alle tilskudsområder.

Fordelingssekretariatet må kun videregive CPR-numre til offentlige myndigheder, hvis disse kræver en sådan videregivelse.

Fordelingssekretariatet må kun videregive CPR-numre til virksomheder uden for den offentlige sektor, hvis den registrerede har givet samtykke hertil, eller hvis videregivelsen er af afgørende betydning for en sikker identifikation af den registrerede.

Uden den registreredes udtrykkelige samtykke må der ikke ske offentliggørelse af CPR-nummer.

 

5. Arkivering og sletning

Fordelingssekretariatet skal fastsætte tidspunkt for sletning af personoplysninger og opbevare do­kumentation herfor.

Fordelingssekretariatet skal mindst én gang årligt at kontrollere, at der ikke behandles personop­lysninger, som ikke er nødvendige for varetagelsen af Fordelingssekretariatets opgaver.

 

6.  Oplysningspligt

Når Fordelingssekretariatet indhenter personoplysninger, skal Forde­lingssekretariatet opfylde sin oplysningspligt ved at medtage de fornødne oplysninger på vikarskemaer, lærerskemaer, ansøg­ningsblanketter og samtykke-erklæringer m.v.

Fordelingssekretariatet har herudover pålagt skolerne et særlig oplysningspligt i relation til skolernes ansatte med det formål at sikre, at de ansatte er ori­enteret om den dataregistrering, der foregår i Ansættelsesregistret.

 

7.  Indsigtsret

Fremsætter en person begæring herom, skal Fordelingssekretariatet give den pågældende meddelelse om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende. Behandles sådanne oplysnin­ger, skal der på en let forståelig måde gives den registrerede meddelelse om:

1) Hvilke oplysninger der behandles,

2) Behandlingens formål,

3) Kategorierne af modtagere af oplysningerne og

4) Information om, hvorfra disse oplysninger stammer.

Fordelingssekretariatet skal snarest og skriftligt besvare begæringer. Er begæringen ikke besvaret inden 4 uger efter modtagelsen, skal Fordelingssekretariatet underrette den pågældende om grunden hertil, samt om, hvornår besvarelsen kan forventes at foreligge.

 

8.  Øvrige rettigheder

Den registrerede kan til enhver tid over for Fordelingssekretariatet gøre indsigelse mod, at oplys­ninger om vedkommende gøres til genstand for behandling. Hvis indsigelsen er berettiget, hvilket bestyrelsen for Fordelingssekretariatet træffer afgørelse om, må behandlingen ikke længere omfatte de pågældende oplysninger.

Fordelingssekretariatet skal berigtige, slette eller blokere oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lov eller bestemmelser udstedt i medfør af lov, hvis en registreret person fremsætter anmodning herom.

Fordelingssekretariatet skal underrette den tredjemand, hvortil oplysningerne er videregivet, om, at de videregivne oplysninger er berigtiget, slettet eller blokeret, hvis en registreret person fremsætter anmodning herom. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen viser sig umulig eller er uforholdsmæssigt vanskelig.

Den registrerede kan tilbagekalde et samtykke. Hvis dette sker, skal sagsbehandlingen stoppes.

Den registrerede kan klage til bestyrelsen for Fordelingssekretariatet over Fordelingssekretariatets indsamling, behandling og videregivelse af den registreredes personoplysninger.

Den registrerede kan klage til Datatilsynet over indsamling, behandling og videregivelse af oplysninger, som vedrører den pågældende.

Fordelingssekretariatet skal som et led i sin oplysningspligt oplyse de registrerede om ovennævnte øvrige rettigheder.

 

9.  Behandling af helbredsmæssige personoplysninger

Fordelingssekretariatet indhenter, modtager og behandler helbredsmæssige oplysnin­ger om skolernes ansatte og elever.

I alle sager vedr. helbredsmæssige forhold skal der indhentes en skriftlig samtykke-erklæring fra den, som oplysningerne vedrører eller pågældendes forældre, hvis der er tale om en mindreårig person.

Fordelingssekretariatet må ikke af egen drift indhente helbredsmæssige oplysninger fra andre (læger, sygehuse, klinikker, ansatte, forældre, elever m.v.) end skolerne.

I tilfælde af, at Fordelingssekretariatet modtager helbredsmæssige oplysninger, som er irrelevante for sagsbehandlingen, skal oplysningerne makuleres.

I tilfælde af, at Fordelingssekretariatet modtager helbredsmæssige oplysninger uden at der foreligger et samtykke, skal Fordelingssekretariatet indhente dette samtykke inden videre sagsbehand­ling fore­går.

Oplysningerne skal kasseres hurtigst muligt efter at sagen er afsluttet og senest efter de gæl­dende regler i arkivloven, dvs. se­nest efter 5 år.

Fordelingssekretariatet må kun videregive helbredsmæssige oplysninger til bestyrelsesmedlemmer i For­delingssekretariatet i de tilfælde, hvor bestyrelsen fungerer som klageinstans.

 

10. Tavshedspligt

Alle ansatte i Fordelingssekretariatet er i henhold til Forvaltningslovens § 27 pålagt en tavshedspligt. Tavshedspligten ophører ikke ved fratrædelse.

Bestyrelsesmedlemmer og andre, der deltager i bestyrelsens møder, er gennem forretningsordenen pålagt tavshedspligt.

Alle ansatte på skolerne er omfattet af Forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt.

Ansatte hos samarbejdspartnere, som udfører arbejde for Fordelingssekretariatet er underlagt tavs­hedspligt.

 

11. Ajourføring og kontrol af persondata

Det er et lovkrav, at behandling af oplysninger skal tilrettelægges således, at der foretages fornøden ajourføring af oplysningerne, og at der skal foretages den fornødne kontrol for at sikre, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildle­dende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.

Fordelingssekretariatets kontrol af oplysningerne skal ske gennem systemmæssige valideringer i Eu­nomia, sagsbehandling, stikprøveundersøgelser samt indhentning af ledelses- og revisorerklæringer.

 

12. Cookies

Fordelingssekretariatets hjemmeside anvender cookies. Vi anvender de såkaldte Session Cookies. Disse cookies slettes, når brugeren forlader siden. Der anvendes også cookies, når brugeren skal logge ind på beskyttede områder af siden, eller når brugeren skal logge på de af sekretariatets IT-systemer, som kan tilgås fra siden. Fordelingssekretariatet bruger informationen fra cookies til at forbedre brugervenligheden. Oplysningerne i informationen er anonyme og bliver ikke koblet til den enkelte bruger. Ved at anvende hjemmesiden accepterer brugeren ovenstående anvendelse af cookies.

 

13. Ajourføring og instruktion

Ovenstående regler skal gennemgås og ajourføres mindst én gang årligt eller når forholdene tilsiger det. Ansvaret herfor påhviler sekretariatschefen.

Ovenstående regler skal gennemgås for alle ansatte i Fordelingssekretariatet mindst én gang om året eller når forholdene tilsiger det. Ansvaret herfor påhviler sekretariatschefen.

 

Slagelse, den 9. maj 2018

 

 

Om os

Fordelingssekretariatet har til formål at fordele tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til Lov om friskoler og private grundskoler.

Kontakt os

 5856 5100

 fskr@fskr.dk

 Japanvej 36
     4200 Slagelse

 5853 2588

      

> Send SIKKER mail

> Find medarbejder

Tilmelding til abonnement på ServiceNyt og Frist-sms

Du kan tilmelde dig abonnement på vores månedlige nyhedsbrev ServiceNyt ved at sende os en email til fskr@fskr.dk

Du kan tilmelde dig Frist-sms ved at sende os en email til fskr@fskr.dk og oplyse os dit mobilnummer