7. Regnskab, revision, m.v.

 

7.1. Regnskab og revision 

Det er skolernes ansvar, at det mod­tagne befordringstilskud og tilskudsud­betalinger til foræl­dre/elever regnskabsføres og revideres i overens­stemmelse med lovgivningen og de sær­lige regnskabs- og revisionsbestemmel­ser, som gælder for de frie skoler. Det skal regnskabsmæssigt være muligt at differentiere mellem de forskellige typer af befordringstilskud. 

Det er Fordelingssekretariatets ansvar at føre regnskab for hver tilskuds­bevil­ling. Regnskabsåret er kalender­året. 

Regnskabet skal revideres af en statsauto­riseret revisor eller en registre­ret revisor.

Fordelingssekretariatet skal udarbejde en redegørelse for fordelingen af til­skuddene blandt skoler samt regnskab for indtægter og omkostninger. Regn­skabet ind­sendes sammen med re­visi­onsprotokollen til Undervisningsministeriet.

 

 7.2. Stikprøver 

Fordelingssekretariatet og/eller sekreta­ria­tets revisor kan stikprøvevis kontrol­lere, at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumen­teret, og at udbetalingen er i overensstem­melse med love og be­stemmelser og at til­skuddet er anvendt til dets formål.

 

7.3. Skolernes oplysningspligt

Fordelingssekretariatet og/eller sekreta­ria­tets revisor er berettiget til direkte fra sko­lerne at ind­hente oplysninger om størrelsen af det fra skolen udbetalte tilskud og oplys­ninger, der har be­tydning for be­dømmel­sen af de fra skolen udbetalte tilskuds beretti­gelse. 

Fordelingssekretariatet og/eller sekreta­ria­tets revisor kan kræve, at oplysnin­gerne atte­steres af skolens leder, besty­relse og/eller revisor. 

 

7.4. Dokumentationskrav 

Enhver fri skole i Danmark er - i henhold til bekendtgørelse om regnskab ved frie grundskoler - forpligtet til at bogføre i over­ens­stemmelse med Bogføringslo­ven. Det fremgår bl.a. heraf:

"Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette så vidt muligt benyttes. Bilag skal op­lyse, hvad der er nødvendigt for at identifi­cere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og be­løb". 

Det er skolens opgave og ansvar, at der foreligger den fornødne dokumentation for tilskuddets anvendelse.

Med databeskyttelsesforordningens ikrafttræden er der indført opbevaringsbegrænsninger vedrørende personoplysninger. Personoplysninger skal slettes eller gøres anonyme, når det ikke længere er nødvendigt for den dataansvarlige at have oplysningerne. Det er den enkelte dataansvarliges ansvar at vurdere, hvor længe det er nødvendigt at opbevare oplysningerne ud fra det formål, som oplysningerne oprindelig er indsamlet til. 

 

7.4.1. Skolens opbevaring af dokumentationsmateriale vedrørende befordringstilskud

Fordelingssekretariatet har brug for, at skolen opbevarer dokumentationsmateriale, der vedrører befordringstilskud, i minimum 2 regnskabsår. Det vil sige, at når eksempelvis skolens regnskab for 2018 er afsluttet, skal skolen opbevare dokumentationsmateriale for befordringstilskud for regnskabsårene 2017 og 2018, men dokumentationsmaterialet for regnskabsåret 2016 og tidligere kan slettes. 

Skolen bør hos sin revisor afklare, om revisor af regnskabs- eller revisionsmæssige grunde har krav om, at dokumentationsmateriale vedrørende befordringstilskud skal opbevares på skolen i længere tid end nævnt ovenfor. 

 

7.4.2.  Modregning i skolepenge

Udbetales befordringstilskuddet til forældrene i form af modregning i skolepengene skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation, hvoraf følgende fremgår: 

  • Hvert enkelt barns navn og cpr.nr. 
  • Størrelsen af det enkelte barns befordringstilskud. 
  • Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. 
  • Dokumentation for at befordringstilskuddet er godtgjort forældrene ved modregning i skolepengebetalingen.

 

7.4.3.  Bankoverførsel

Udbetales befordringstilskuddet til forældrene i form af bankoverførsel, skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation for hver enkelt udbetaling, hvoraf følgende fremgår: 

  • Barnets navn og cpr.nr. 
  • Størrelsen af det enkelte barns befordringstilskud. 
  • Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. 
  • Underskrevet anmodning fra forældrene påført et kontonummer, hvortil befordringstilskuddet ønskes overført. 
  • Bilag hvoraf bankoverførslen fremgår med specifikation af de enkelte beløb og hvilke kontonumre beløbene er overført til. 
  • Kontoudtog fra banken hvoraf bankoverførslerne fremgår.

 

7.4.4.  Kontant

Udbetales befordringstilskuddet kontant til forældre/elever skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation for hver enkelt udbetaling, hvoraf følgende fremgår: 

  • Barnets navn og cpr.nr. 
  • Størrelsen af det udbetalte beløb. 
  • Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. 
  • Forældrenes kvittering for modtagelsen af beløbet. 

Anvendes/udbetales befordringstilskud­det på anden vis er det skolens opgave og an­svar at der foreligger den fornødne doku­mentation for tilskuddets anven­delse. 

Fordelingssekretariatet og/eller sekretaria­tets revisor kan i alle tilfælde kræve, at do­kumentationen atte­steres af skolens le­der, bestyrelse og/eller revisor.

Om os

Fordelingssekretariatet har til formål at fordele tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til Lov om friskoler og private grundskoler.

Videovejledninger

Kontakt os

Tilmelding til ServiceNyt og Frist-sms

Du kan tilmelde dig vores månedlige nyhedsbrev ServiceNyt ved at sende os en email til fskr@fskr.dk

Du kan tilmelde dig Frist-sms ved at sende os en email til fskr@fskr.dk og oplyse os dit mobilnummer