Generelt befordringstilskud

 

I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau de regler og bestemmelser, der knytter sig til administrationen og anvendelsen af det generelle befordringstilskud.

Download Administrationsgrundlag


0. Indledning

 

Dette dokument er administrations­grundla­get for Fordelingssekretariatets generelle befordrings­tilskud til befordring af elever til skole. 

I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau, de regler og be­stemmel­ser, der knytter sig til admini­strationen og anvendelsen af befordringstilskuddet. 

Tilskuddet til befordring forde­les mellem skolerne af Fordelingsse­kretariatet, hvis vedtægter godkendes af Undervisningsministeriet. 

Ifølge disse vedtægter fastsætter besty­rel­sen for Fordelingssekretariatet de nærmere retningsli­nier for fordeling af tilskuddene. 

Disse nærmere retningslinier - admini­strati­onsgrundlaget - er vedtaget af For­delings­sekretariatets bestyrelse. Admini­strations­grundlaget kan ikke ændres uden besty­relsens godkendelse. 

I forlængelse af administrationsgrundla­get er ud­arbejdet detaljerede forret­ningsgangs­beskrivelser og brugervejledninger. 

Administrationsgrundlaget, forret­nings­gangsbeskrivelserne og brugervejlednin­gerne suppleres af Fordelingssekretariatets nyhedsbrev "ServiceNyt", som udover ser­vicemed­delelser, løbende information og vejled­ning også kan indeholde meddelel­ser med retsvirkning for skolerne og til­skuds­administrationen f.eks. procedureændringer, ændringer af administrationsgrund­lag, æn­dringer i praksis m.v.

1. Lov- og regelgrundlag

 

Fordelingssekretariatets virksomhed hviler i vid udstrækning på det samme lovgrundlag, som gælder for friskoler og private grund­skoler, dvs.: 

  • Friskoleloven (Bekendtgørelse nr.  1111 af 30. august 2018 af lov om friskoler og private grund­skoler m.v. med senere æn­dringer) 
  • Tilskudsbekendtgørelsen (Bekendtgørelse nr. 1833 af 18. december 2015 om tilskud til friskoler og private grundsko­ler med senere ændringer) 
  • Revisionsbekendtgørelsen (Be­kendt­gørelse nr. 957 af 6. juli 2017 om re­vision og til­skudskontrol m.m. ved frie grundskoler m.v. med senere ændringer) 

Herudover er Fordelingssekretariatet om­fattet af: 

  • Forvaltningsloven 
  • Offentlighedsloven 
  • Finansloven 
  • Sekretariatets ved­tægter 

De bestemmelser fra ovenstående, der di­rekte vedrører befordringstilskuddet, er gen­givet ne­denfor. 

Love og bekendtgørelser kan findes i de­res fulde udstrækning på www.retsinfo.dk

Fordelingssekreta­riatets vedtægter kan fin­des på Fordelingssekretariatets hjemmeside www.fordelingssekretariatet.dk

 

1.1. Finansloven

Der er på finansloven afsat en pulje og fastsat et betalingsloft til nedsættelse af befordringsudgifter for elever ved de frie grundskoler. Tilskuddet administreres af Fordelingssekretariatet.

 

1.2. Revisionsbekendtgørelsen

§ 9. Reglerne i §§ 1 - 8 gælder også for Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, Deutscher Schul- und Sprac­hverein für Nordschleswig samt Fri­plads- og Vikarkassen for pri­vate, selvejende gym­nasier, studenter- og hf-kurser for de tilskud, de modtager fra statskassen. 

Stk. 2. Revisor skal stikprøvevis kon­trollere, at udbetalte tilskud m.v. er be­hørigt doku­mente­ret, og at udbetalingen er i overens­stemmelse med love, admi­nistrative for­skrifter og ved­tægter. Revisor er berettiget til direkte fra sko­lerne at indhente oplysninger om størrel­sen af udbetalte tilskud og oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af de udbetalte tilskuds beretti­gelse. Revi­sor kan kræve, at oplysningerne atteste­res af skolernes revi­sorer. 

 

1.3. Fordelingssekretariatets ved­tægt 

§ 1, Stk. 2. Fordelingssekretariatet er en selvejende institution oprettet den 1. juli 2003. Fordelingssekretariatet har til formål at for­dele følgende tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer:

  1. Tilskud til befordring af syge ele­ver.
  2. Et særligt tilskud til ekstraudgifter til befordring af elever med svære handikap.
  3. Tilskud til befordring i forbindelse med introduktionskurser og bro­bygningsforløb.
  4. Tilskud til nedbringelse af skolepenge, nedbringelse af beta­ling for ophold på kostafde­linger og ned­brin­gelse af foræl­drebetalingen for skolefritids­ord­ninger.
  5. Et særligt tilskud til vikarudgifter, sygeundervis­ning, lærernes kursusdeltagelse, herunder efteruddannelse og særlige lærerlønsudgifter.
  6. Et særligt tilskud til de frie skoleforeninger til varetagelse af fælles opgaver om tilsyn.
  7. Et særligt tilskud til støtteundervisning i dansk for tosprogede elever.

 

§ 3. Bestyrelsen er ansvarlig overfor undervisningsministeren.

Stk. 2. Bestyrelsen varetager Fordelingssekreta­riatets overordnede ledelse og er juridisk samt økonomisk ansvarlig for, at Fordelingssekretariatets opgavevaretagelse finder sted i overens­stemmelse med lov om fri­skoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer, anden lovgiv­ning samt Forde­lingssekretariatets vedtægt.

Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere prin­cipper og retningslinjer for fordeling af de tilskud og varetagelse af de opgaver, der er nævnt i § 1, stk. 2, og § 2.

Stk. 4. Forvaltningslovens og offentlighedslovens regler gælder for Fordelingssekretariatets virksomhed.

§ 7. Bestyrelsen skal som led i forvaltningen af Fordelingsse­kreta­riatets midler iagttage gældende regler, tage skyldige økonomiske hensyn og sikre, at midlerne anvendes til størst mulig gavn for sekretariatets virksomhed.

Stk. 2.  Fordelingssekretariatet kan indhente oplysninger fra friskoler og private grundskoler i overensstemmelse med reglerne i lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer samt helt eller delvist tilbageholde tilskud, hvis sekretariatet vurderer, at der ikke foreligger den nødvendige dokumentation for, at skolen er tilskudsberettiget, eller at modtagne tilskud er berettigede.

 Stk. 3. Ethvert spørgsmål vedrørende friskoler og private grundskolers ret overfor Fordelingssekretariatet i forbindelse med sekretariatets tilskudsadministration og sagsafgørelser afgøres af bestyrelsen.

2. Formål

 

Befordringstilskuddene er tilskud, som ikke er en del af skolernes sam­lede driftstil­skud. Tilskuddene er med til at sikre forældrenes ret til at lade bør­nene un­der­vise i en fri grund­skole gen­nem at støtte elevers befordring til skole.

 

3. Afgrænsning

 

Alle tilskudsberettigede skoler excl. de tyske mindretalsskoler under lov om fri­skoler og private grundskoler og indmeldte, tilskuds­berettigede og befordringsberettigede elever pr. 5/9 herpå kan få tilskud til generel befordring af elever mellem skole og hjem. 

En skole er tilskudsberettiget fra det tids­punkt, hvor Fordelingssekretariatet fra Undervisningsministeriet får oplyst, at skolen er tilskudsberettiget. 

En elev er tilskudsberettiget, når eleven op­fylder de krav, der er fastsat herom i til­skudsbekendtgørelsen. 

En elev er befordringsberet­tiget, når eleven opfylder de krav, der er fastsat herom i administrationsgrundla­get.

 

4. Tilskudsmodel

 

Det generelle befordringstilskud omfatter de pr. 5. september indmeldte, tilskuds- og be­fordringsberettigede elever ved alle til­skudsberetti­gede, frie grund­skoler i Dan­mark (excl. de tyske min­dretalsskoler). 

Det generelle befordringstilskud fordeles proportionalt til skolerne i for­hold til det pr. 5. september af For­delingssekretariatet beregnede antal befor­dringsberettigede ki­lometre for indmeldte, tilskuds- og befordringsberettigede elever på hver skole. 

Det be­regnede befordringstilskud til skolerne fastsættes således at de udbetalte befordrings­tilskud samlet set ikke overstiger den årlige befor­dringsbevilling fra staten. 

Skoler der ønsker at søge tilskud til generel befordring skal via Eunomia indsende elevdataudtræk nr. 257 i CSV-format fra Undervisningsministeriets elevindberetningssystem.

Indberetningen må alene omfatte de pr. 5. september på skolen indmeldte, tilskuds- og befordringsbe­rettigede ele­ver med gyldigt CPR-nummer til den adresse, eleven er registreret på i folke­registeret, og elever, som efter bekendt­gørelse om folkeregistre­ring, ikke skal folke­registre­res og til disse elevers registrerede hjemmeadresse.

Fordelingssekretariatet foretager afstandsmåling af elevernes adresser mellem skole og hjem.

Elever med afstand over 5 km. vil indgå i beregningen. En elev kan kun være befordringsberettiget op til 15,0 km.

Herunder et eksempel på hvordan elevernes km. indgår i det samlede elevkm.-tal:

Elevens faktiske afstand skole-hjem

Bundgrænse 5 km.
Topgrænse 15 km.

Km.-tal der indgår i det samlede elevkm.-tal


5 km.


5 km. er lig med bundgrænse


0 km.


9,5 km.


5 km. medtælles ikke (bundgrænse)


4,5 km.



15 km.


15 km. (topgrænse) der fragår 5 km. (bundgrænse)



10 km.



25 km.


25 km. justeres ned til 15 km. (topgrænse) og der fragår 5 km. (bundgrænse)



10 km.

 

Afstanden måles altid fra skole til elevens folkeregisteradresse (og ikke omvendt eller på andre måder) af Forde­lingssekretariatet. Den målte af­stand er altid den korteste strækning. 

Afstandsmålingen foregår alene efter de principper, som Fordelingssekretariatets af­standsmå­lingsprogram bruger. Af­standsmå­lingen er objektiv og kan kun fravi­ges, hvis programmet ikke kan beregne afstanden. I disse tilfælde fastsættes elevens afstand, mellem skole og hjem, som et gennemsnit af skolens tilskudsberettigede km. pr. elev.

Det af Fordelingssekretariatet bereg­nede befordringstilskud pr. skole udbe­tales til sko­lerne ul­timo december og skal således an­vendes til at yde befor­dringstilskud i hele det sko­leår, hvori ud­betalingen foretages. Sko­lerne vil i.f.m. udbetalingen modtage et til­skudstilsagn. 

Skolerne kan herudover af egne midler yde befordringstilskud, herunder til ord­ninger, der er fælles for skolernes elever og andre frie grundskolers elever, f.eks. i form af en busrute. 

Det er skolernes beslutning, hvordan tilskuddet fordeles blandt eleverne. Skolernes anvendelse af det tildelte be­for­dringstilskud skal dog overholde følgende over­ord­nede ret­ningslinier: 

  • Befordringstilskud skal gives til befor­dring mellem skolen og forældrenes bopæl eller det­tes nær­hed. 
  • Befordringstilskud ydes nor­malt til befor­dring med billig­ste be­for­drings­mid­del. 
  • En skole kan enten selv - eller sam­men med andre skoler - etablere en særlig befor­dringsordning eller indgå en aftale med foræl­drene om, at foræl­drene mod en vis godtgørelse selv sørger for befordringen. 

Selvom der i en kommune er gratis offentlig befordring for elever, kan der være tilfælde, hvor skolens elever ikke kan benytte denne befordring, fordi der ikke er offentlig trafik i det område, hvor eleven bor eller hvor skolen ligger. I sådanne tilfælde kan der gives tilskud til befordring af disse elever.

Det er skolens ansvar og opgave at an­vende det modtagne tilskud til drift, ind­køb og udbetaling af: 

  • Tilskudsstøttede rejsehjemler (bus­kort, klippekort, døgnkort, færge- og togbilletter etc.), 
  • Tilskudsstøttede befordrings­midler (egen bus, indlejet vognmand, fælles bus etc.), 
  • Direkte befordringstilskud (for­ældre­befordring, cykelgodtgø­relse etc.) til skolens foræl­dre/elever. 

Al kontakt med "leverandører" af elev­befor­dring varetages således af skolen selv og uden For­delingssekretariatets mellemkomst. 

Skolen skal have forbrugt/ udbetalt det modtagne tilskud inden udgangen af skoleåret. Evt. ikke forbrugt/ udbetalt tilskud skal returneres til Fordelingssekretariatet.

Skolerne skal én gang årligt afgive en ledelseserklæring underskrevet af skolelederen og bestyrelsesformanden om, at det modtagne tilskud er regnskabsført og revideret i overens­stemmelse med lovgivningen og de sær­lige regnskabs- og revisionsbestemmel­ser, som gælder for de frie skoler, og er anvendt til formålet.

5. Frister

 

5.1. Ansøgnings- og indberetningsfri­ster 

I oktober måned vil Fordelingssekretariatet udsende en mail til alle tilskudsberettigede skoler. Indberetningen skal foretages af skolen senest 31. oktober. 

 

5.2. Udbetalingsfrister 

Det af Fordelingssekretariatet bereg­nede generelle befordringstilskud pr. skole udbetales til sko­lerne ultimo december.

6. Klageadgang

 

Afgørelser, som er truffet af Fordelings­se­kretariat, kan ikke indbringes for undervisningsministeren eller Undervisningsministeriet. 

Ethvert spørgsmål vedrørende friskoler og private grundskolers ret overfor For­delings­sekretari­atet afgøres af sekretari­atets besty­relse.

7. Regnskab, revision, m.v.

 

7.1. Regnskab og revision 

Det er skolernes ansvar, at det mod­tagne befordringstilskud og tilskudsud­betalinger til foræl­dre/elever regnskabsføres og revideres i overens­stemmelse med lovgivningen og de sær­lige regnskabs- og revisionsbestemmel­ser, som gælder for de frie skoler. Det skal regnskabsmæssigt være muligt at differentiere mellem de forskellige typer af befordringstilskud. 

Det er Fordelingssekretariatets ansvar at føre regnskab for hver tilskuds­bevil­ling. Regnskabsåret er kalender­året. 

Regnskabet skal revideres af en statsauto­riseret revisor eller en registre­ret revisor.

Fordelingssekretariatet skal udarbejde en redegørelse for fordelingen af til­skuddene blandt skoler samt regnskab for indtægter og omkostninger. Regn­skabet ind­sendes sammen med re­visi­onsprotokollen til Undervisningsministeriet.

 

 7.2. Stikprøver 

Fordelingssekretariatet og/eller sekreta­ria­tets revisor kan stikprøvevis kontrol­lere, at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumen­teret, og at udbetalingen er i overensstem­melse med love og be­stemmelser og at til­skuddet er anvendt til dets formål.

 

7.3. Skolernes oplysningspligt

Fordelingssekretariatet og/eller sekreta­ria­tets revisor er berettiget til direkte fra sko­lerne at ind­hente oplysninger om størrelsen af det fra skolen udbetalte tilskud og oplys­ninger, der har be­tydning for be­dømmel­sen af de fra skolen udbetalte tilskuds beretti­gelse. 

Fordelingssekretariatet og/eller sekreta­ria­tets revisor kan kræve, at oplysnin­gerne atte­steres af skolens leder, besty­relse og/eller revisor. 

 

7.4. Dokumentationskrav 

Enhver fri skole i Danmark er - i henhold til bekendtgørelse om regnskab ved frie grundskoler - forpligtet til at bogføre i over­ens­stemmelse med Bogføringslo­ven. Det fremgår bl.a. heraf:

"Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette så vidt muligt benyttes. Bilag skal op­lyse, hvad der er nødvendigt for at identifi­cere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og be­løb". 

Det er skolens opgave og ansvar, at der foreligger den fornødne dokumentation for tilskuddets anvendelse.

Med databeskyttelsesforordningens ikrafttræden er der indført opbevaringsbegrænsninger vedrørende personoplysninger. Personoplysninger skal slettes eller gøres anonyme, når det ikke længere er nødvendigt for den dataansvarlige at have oplysningerne. Det er den enkelte dataansvarliges ansvar at vurdere, hvor længe det er nødvendigt at opbevare oplysningerne ud fra det formål, som oplysningerne oprindelig er indsamlet til. 

 

7.4.1. Skolens opbevaring af dokumentationsmateriale vedrørende befordringstilskud

Fordelingssekretariatet har brug for, at skolen opbevarer dokumentationsmateriale, der vedrører befordringstilskud, i minimum 2 regnskabsår. Det vil sige, at når eksempelvis skolens regnskab for 2018 er afsluttet, skal skolen opbevare dokumentationsmateriale for befordringstilskud for regnskabsårene 2017 og 2018, men dokumentationsmaterialet for regnskabsåret 2016 og tidligere kan slettes. 

Skolen bør hos sin revisor afklare, om revisor af regnskabs- eller revisionsmæssige grunde har krav om, at dokumentationsmateriale vedrørende befordringstilskud skal opbevares på skolen i længere tid end nævnt ovenfor. 

 

7.4.2.  Modregning i skolepenge

Udbetales befordringstilskuddet til forældrene i form af modregning i skolepengene skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation, hvoraf følgende fremgår: 

  • Hvert enkelt barns navn og cpr.nr. 
  • Størrelsen af det enkelte barns befordringstilskud. 
  • Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. 
  • Dokumentation for at befordringstilskuddet er godtgjort forældrene ved modregning i skolepengebetalingen.

 

7.4.3.  Bankoverførsel

Udbetales befordringstilskuddet til forældrene i form af bankoverførsel, skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation for hver enkelt udbetaling, hvoraf følgende fremgår: 

  • Barnets navn og cpr.nr. 
  • Størrelsen af det enkelte barns befordringstilskud. 
  • Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. 
  • Underskrevet anmodning fra forældrene påført et kontonummer, hvortil befordringstilskuddet ønskes overført. 
  • Bilag hvoraf bankoverførslen fremgår med specifikation af de enkelte beløb og hvilke kontonumre beløbene er overført til. 
  • Kontoudtog fra banken hvoraf bankoverførslerne fremgår.

 

7.4.4.  Kontant

Udbetales befordringstilskuddet kontant til forældre/elever skal der som minimum foreligge bilag/dokumentation for hver enkelt udbetaling, hvoraf følgende fremgår: 

  • Barnets navn og cpr.nr. 
  • Størrelsen af det udbetalte beløb. 
  • Hvilket skoleår befordringstilskuddet vedrører. 
  • Forældrenes kvittering for modtagelsen af beløbet. 

Anvendes/udbetales befordringstilskud­det på anden vis er det skolens opgave og an­svar at der foreligger den fornødne doku­mentation for tilskuddets anven­delse. 

Fordelingssekretariatet og/eller sekretaria­tets revisor kan i alle tilfælde kræve, at do­kumentationen atte­steres af skolens le­der, bestyrelse og/eller revisor.

8. Elektronisk kommunikation

 

Fordelingssekretariatets bestyrelse har vedtaget, at skolernes indrapportering til Fordelingssekretariatets sagsbehand­lings­systemer skal foregå elektronisk med min­dre der i hvert enkelt tilfælde er truffet aftale om andet mellem skolen og Fordelingsse­kretariatet. 

Fordelingssekretariatets bestyrelse har vedtaget, at kommunikationen mellem For­delingssekretariatet og skolerne i vi­dest mu­ligt omfang skal foregå elektro­nisk og at skolerne som minimum skal tilvejebringe en fungerende e-mail adresse og at denne pe­riodisk skal åb­nes og tømmes. 

Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang gøre ansøgningsmateriale, blan­ketter, erklæringer, vejledninger m.v. elek­tronisk tilgængelige på www.fordelingssekretariatet.dk 

Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang kommunikere elektronisk med sko­lerne og deres revisorer. Kommuni­kationen vil foregå til de e-mail adresser, som sko­lerne har meddelt til Fordelingssekretariatet og de e-mail adresser til skolerevisorer, som skolerne har meddelt til Fordelingsse­kretariatet. 

Fordelingssekretariatet påtager sig ikke an­svar for fejl og mangler i tilskudsadmi­nistra­tionen og -udbetalinger som følge af fejl og mangler i skolernes eller revisorernes e-mai­ladresser og/eller skolernes IT-tekniske in­frastruk­tur eller driften heraf.

9. Tilskudsinddragelse

 

Det er Fordelingssekretariatets pligt at kræve hel eller delvis tilbagebetaling af til­skud, der af skolerne ikke er behørigt doku­menteret og/eller er udbetalt i uoverensstem­melse med love og be­stem­melser og nærværende administra­tions­grundlag og/eller er anvendt i uoverensstem­melse med tilskuddets formål.

10. Tilbagebetaling af tilskud

 

Eventuelt overskydende tilskud til generel befordringstilskud vil blive opkrævet af Fordelingssekretariatet inden den 31. oktober. Skolen vil modtage en erklæring om anvendelse af det modtagne tilskud, som skal underskrives af skolens leder og bestyrelsesformand.

Om os

Fordelingssekretariatet har til formål at fordele tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til Lov om friskoler og private grundskoler.

Videovejledninger

Kontakt os

Tilmelding til ServiceNyt og Frist-sms

Du kan tilmelde dig vores månedlige nyhedsbrev ServiceNyt ved at sende os en email til fskr@fskr.dk

Du kan tilmelde dig Frist-sms ved at sende os en email til fskr@fskr.dk og oplyse os dit mobilnummer